Johda ajankäyttöäsi: priorisoi oikein

 

Suomen kielen perussanakirjan mukaan priorisointi tarkoittaa asian tai tehtävän asettamista tärkeys-järjestykseen, panna etusijalle. Mietin minkä avulla voin asettaa tehtäviä tärkeysjärjestykseen, se kun ei aina ole ihan selvää?
Ja kenen tärkeysjärjestykseen?
Koska olen yksinyrittäjä, voi tähän vaikuttaa itseni lisäksi vain asiakkaani.  Jos työskentelisin työyhteisössä, voi järjestykseen vaikuttaa asiakkaan lisäksi esimies tai kollega, mikäli työ on riippuvainen toisen henkilön työpanoksesta. Kenen tärkeysjärjestys voittaa? Kenen kiire on suurempi?
 

Stephen R. Covey esittelee vuonna 1989 ilmestyneessä kirjassaan ”The 7 habits of highly effective people – powerful lessons in personal change”  (suom. Tie menestykseen – 7 toimintatapaa henkilökohtaiseen kasvuun ja muutokseen) priorisoinnin nelikentän, jonka vaaka-akselilla on tehtävän kiireellisyys ja pystyakselilla sen tärkeys.

Yllättävintä on, että hän suosittelee keskittymään Tärkeä – Ei kiireellinen –neljännekseen.  Tätä hän perustelee sillä, että tämän neljänneksen tehtävien hoitaminen voi parantaa asioita myös oman hyvinvoinnin kannalta. Itselleni tuli mieleen yritykseni kirjanpidolliset tehtävät, jotka paineistavat minut aina tiettyyn aikaan ja erityisesti vuodenvaihteessa.
Jos keskittyisin niihin paremmin ja ajankäytöllisesti säännöllisesti, tämä paine jäisi pois tai ainakin vähemmälle.


Hän kehottaakin kysymään itseltään ”Jos saisit tehdä yhden asian (jota et tällä hetkellä tee), jolla olisi valtava positiivinen vaikutus henkilökohtaiseen elämääsi, mikä se olisi?” Hänen mukaansa useimmat vastaukset löytyisivät tästä neljänneksestä.  On myös suositeltavaa keskittyä niihin tehtäviin,  joihin voi itse vaikuttaa ja tutkia ne mahdollisuudet mitkä niiden suhteen ovat tarjolla.


Tärkeä-Kiireellinen –neljännes on useimmiten kuitenkin se, johon aikaamme tuhlaamme ja siinä tempoilemme. Työt eivät tekemällä lopu, sanoo jo sananlaskukin!  Se kuluttaa ja stressaa meitä ja kirjan mukaan haemme uuvuttuamme lohtua ja virkistystä Ei-tärkeistä ja Kiireellisistä (puheluita, tapaamisia, helppoja oheistöitä, mukavia aktiviteetteja) sekä
Ei-tärkeästä ja Ei-kiireellisestä neljänneksistä (some,uutiset, esim. netflix, nautinto, muka-kiireinen tehtävä).
Ohjeena on seurata vaikkapa viikon ajan omia tekemisiään ja sitä mihin neljännekseen priorisoinnin nelikentässä ne asettuvat ja sitten tehdä johtopäätöksiä tuloksesta!

Nelikenttiä löytyy lisääkin, sillä Saku Tuomisen kirjoittamassa ”Juu ei – pieni kirja priorisoinnista” kirjassa on hieman toisenlainen jako priorisoinnin avuksi. Vaaka-akselille hän laittaa janan Iso ja Pieni, pystyakselille Raskas ja Kevyt. Hänen ajatuksensa on, että tekemisiään voi päivittäin priorisoida keventämällä niitä välillä.

On uskallettava ajoittain luopua jostakin, myös tavoitettavuudesta. Uskallettava sanoa välillä Ei, varsinkin, jos on asioita joille tahtoo sanoa Juu (siitä kirjan nimi). ”Intohimoinen Kyllä vaatii viileitä Ei-sanoja”!
 

Priorisointi on tietoisuutta siitä mitä on tekemässä ja miksi.
Hyvinvointia lisää, että voi toimia omien arvojensa mukaan.

Samalla kyse on tietysti oman elämän haltuun ottamisesta ja sen hallinnasta, itsensä johtamisesta. Ajankäyttömme voi ja sen tulee olla omassa johdossamme, sillä vain itse voin tietää voimavaratilanteeni ja työmääräni ja sen mitä se minulta vaatii.  

 

Sirpa Kirjalainen

kiireenkesytysvalmentaja, työnohjaaja, Lapin lumoama

 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Uusimmat 

24.10.2019

16.8.2019

13.6.2019

Please reload

This site was designed with the
.com
website builder. Create your website today.
Start Now